Privacyverklaring
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
BeepSweep is een dienst aangeboden door Basinc B.V., gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72055197. De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is Basinc B.V., bereikbaar via support@beepsweep.app.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (gehasht), bedrijfsnaam, naam en voorkeuren die je zelf invoert.
Belgegevens: telefoonnummer van de beller, tijdstip en duur van het gesprek, geluidsopname van het gesprek (audio), automatisch gegenereerd transcript en samenvatting, en eventuele door jou toegevoegde notities of taken.
Technische gegevens: IP-adressen, browsertype, sessieinformatie en logs die nodig zijn voor de beveiliging en werking van de dienst.
Push-notificaties: als je push-notificaties inschakelt, slaan wij een pushabonnementssleutel op die gekoppeld is aan jouw account.
WhatsApp-berichten: als WhatsApp is ingeschakeld verwerken wij de inhoud van WhatsApp-berichten van en naar bellers, het WhatsApp-telefoonnummer en de naam zoals door WhatsApp doorgegeven.
Contacten (adresboek): als je je telefooncontacten koppelt, bewaren wij naam en telefoonnummer om bekende bellers te kunnen herkennen.
3. Waarvoor verwerken wij jouw gegevens?
Uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b): het verwerken en transcriberen van inkomende gesprekken, het tonen van de inbox, het versturen van notificaties en het bieden van toegang tot de app.
Gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f): beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing en verbetering van de dienst op basis van geanonimiseerde statistieken.
Toestemming (AVG art. 6 lid 1 sub a): voor push-notificaties en het verwerken van bijzondere belgegevens buiten de kernfunctionaliteit, voor zover toestemming is vereist.
4. Doorgifte aan derden en AI-verwerkers
OpenAI (Realtime API): BeepSweep stuurt belleraudio en gespreksinhoud naar de Realtime API van OpenAI voor het genereren van transcripten en samenvattingen. OpenAI treedt op als verwerker en mag de gegevens niet gebruiken voor het trainen van modellen. De gegevensverwerking vindt plaats op servers van OpenAI buiten de EER. Wij hebben een gegevensverwerkersovereenkomst gesloten met OpenAI op basis van de Standaard Contractuele Clausules van de Europese Commissie.
Telnyx: voor het afhandelen van het telefonieverkeer (PSTN-gateway), het opslaan van gespreksopnames en het verzenden en ontvangen van WhatsApp- en SMS-berichten. Telnyx treedt op als verwerker; opnames kunnen worden opgeslagen op servers buiten de EER, onder de Standaard Contractuele Clausules.
WhatsApp / Meta: als WhatsApp is ingeschakeld worden berichten verzonden en ontvangen via het WhatsApp Business-platform van Meta.
Hostinger (VPS): de applicatieserver en database draaien op een VPS bij Hostinger in de EU.
E-maildienst (Resend / SMTP): voor het versturen van notificatie- en systeemmails (bijv. nieuwe-gesprek-meldingen en wachtwoordherstel) gebruiken wij een e-mailverwerker; die ontvangt het bezorgadres en de berichtinhoud, uitsluitend voor bezorging.
Push-diensten (Apple, Google, Mozilla): push-notificaties worden technisch bezorgd via de pushinfrastructuur van je platform. De payload bevat geen beller-gegevens (geen naam, nummer of gespreksinhoud) — alleen een generieke melding met een link naar de app.
Cloudflare (Turnstile): op formulieren met bot-bescherming wordt een Turnstile-check van Cloudflare geladen; daarbij verwerkt Cloudflare het IP-adres en technische browserkenmerken voor botdetectie.
Lettertypen worden vanaf onze eigen servers geladen; er is geen verzoek naar Google Fonts of andere externe CDN's.
Wij verkopen je gegevens nooit aan derden en delen ze niet met advertentienetwerken.
5. Internationale doorgifte
Belleraudio wordt verwerkt door OpenAI, waarvan de servers zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. De doorgifte geschiedt op basis van Standaard Contractuele Clausules (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.
6. Bewaartermijnen
Gesprekken (telefonie én WhatsApp), audio-opnames, transcripten en bijbehorende metadata worden maximaal 12 maanden bewaard na de datum van het gesprek, waarna ze automatisch worden verwijderd. Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Na verwijdering van je account, of na een verwijderingsverzoek voor een specifieke beller, worden de betreffende gegevens binnen 30 dagen gewist, met uitzondering van gegevens die wij op grond van een wettelijke bewaarplicht langer moeten bewaren.
7. Jouw rechten (AVG)
Je hebt het recht om:
- Inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- Rectificatie te verzoeken als gegevens onjuist of onvolledig zijn;
- Verwijdering te verzoeken ("recht om vergeten te worden");
- Beperking van de verwerking te verzoeken;
- Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- Overdraagbaarheid van je gegevens te verzoeken;
- Een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Je account (of als beheerder het hele bedrijf) verwijder je zelf via Instellingen → Account → Gevarenzone of via beepsweep.app/account/delete. Voor overige verzoeken: stuur een e-mail naar support@beepsweep.app. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van gegevens in rust en transit, toegangsbeheer en regelmatige back-ups.
9. Cookies
Wij gebruiken een functionele sessiecookie voor authenticatie. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. Zie onze cookieverklaring voor details.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij materiële wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding in de app.
11. Contact
Vragen over deze privacyverklaring of een AVG-verzoek indienen? Mail naar support@beepsweep.app.